Việc chuyển văn bản và ảnh thành dạng
cột giúp bạn đọc tài liệu dễ dàng, phù hợp với nội dung nếu tài liệu
chỉ có một trang duy nhất. 8 mẹo sau đây giúp bạn tạo cột một cách nhanh
chóng đồng thời xử lý cột một cách hiệu quả hơn.
Để tạo cột, nhấn vào thẻPage Layout,chọn số cột từ thanh
đổ xuốngColumnsở vùngPage Setupvà bắt đầu nhập liệu.
Trong Word 2003, nhấn chọnColumnstrên thanh công cụ
Standard và bạn có thể chọn số cột lên tới bốn hay chọn
Columns từ thực đơnFormat.
Để trở lại văn bản một cột mặc định như trước, hãy thực
hiện lại các
bước trên và chọn một cột. Nếu đã thực hiện
các thao tác trên, nhưng văn
bản chưa được chia cột, bạn
hãy kiểm tra lại chế độ xem của tài liệu.
Văn bản chỉ hiển thị
dưới dạng cột nếu như bạn xem tài liệu dưới chế độPrint
Layout.
Ngoài ra, có thể sử dụng Table tạo số cột tùy ý và một dòng.
Sau đó
nhập liệu riêng cho từng cột của bảng. Kế tiếp,
dùng tính năngBorders And Shadingvà tại
thẻBorderchọnNone.Sau
khi thao tác xong, bạn vẫn tạo ra
văn bản được chia cột bình thường.
Đây là cách gợi ý thêm
về cách tạo cột trong Word. Tuy nhiên, những mẹo
sau đây
sẽ không áp dụng trên cách tạo cột dạng này.
Thao tác đúng với cột
Khi chuyển văn bản sang nhiều cột, phải lưu ý rằng những
thao tác định
dạng sẽ áp dụng cho cột chứ không phải văn
bản một cột như trước đây.
Văn bản sẽ đi từ trên xuống từ
cột bên trái nhất và đến đầu của các cột
tiếp theo tương tự
như những gì bạn thấy trên các tờ báo giấy. Khi bạn
cần
hiệu chỉnh văn bản trên trang trong chế đột cột, có thể kết
hợp dùngTabhayTable.
Hiển thị ranh giới văn bản giữa các
cột
Tính năng này cho phép hình dung văn bản của mình sẽ
nằm trong giới hạn nào để có thể thao tác khi chỉnh sửa.
Muốn bật tính năng này, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấn vàoFile,chọnOptions (dưới Help). Trong Office 2007, nhấn vào nútOfficevà sau đó nhấnWord Options.
- ChọnAdvancedtừ danh sách bên trái.
- Trong nhómShow Document Content, đánh dấu chọn vàoShow Text Boundaries.
- NhấnOK.
- Đối với Word 2003, chọnOptionstừ thực đơnTools,chọn thẻView,đánh dấu chọnText Boundariesở nhómPrint and Web Layout options.
Chỉnh độ rộng cột bằng nhau
Để tạo ra các cột có chiều rộng bằng nhau, hãy đánh dấu
vào hộp chọnEqual Column Widthtrong
hộp thoại
Columns. Khi kích hoạt tùy chọn này, Word sẽ tự động lấy
độ
rộng từ cột thứ hai trở đi tương tự như cột thứ nhất.
Trường hợp ngược
lại, nếu bạn không kích hoạt thì có thể
thiết lập độ rộng riêng cho từng
cột cùng với các tùy chỉnh
khác theo ý của riêng mình. Bạn có thể nhấnCtrl + Zđể hủy
thao tác.
Chèn tiêu đề văn bản sau khi định
dạng cột
Nếu chèn tiêu đề văn bản trước khi tạo cột thì rất đơn giản.
Bạn chỉ
cần nhập tiêu đề và định dạng nó như thông
thường. Sau đó, tiến hành tạo
cột và bắt đầu nhập văn bản.
Mặt khác, nếu nhập tiêu đề sau khi tạo
cột, sẽ gặp khó khăn
vì trong một số trường hợp tiêu đề sẽ nằm trên một
cột nào
đó chứ không tách riêng với văn bản dạng cột nữa.
Nếu gặp tình trạng trên thì có thể áp dụng các bước sau:
- Đặt con nháy ngay tại đầu của cột thứ nhất, nơi bạn muốn tiêu đề xuất hiện.
- Nhập nội dung tiêu đề.
- NhấnEnterđể đẩy văn bản ở cột thứ nhất xuống dòng tiếp theo, để lại tiêu đề nằm riêng trên một dòng.
- Chọn tiêu đề.
- Nhấn vào thẻPage Layoutvà chọn thanh đổ xuốngColumnstrong nhómPage Setup,sau đó chọnOne. Trong Word 2003, chọn công cụColumnstrên thanh công cụ Standard và cũng chọn một cột.
- Với tiêu đề được chọn, chọn canh giữa (Center) trong nhómParagraphtại thẻHome.Đối với Word 2003, bạn cũng chọn canh giữa từ thanh công cụFormatting.
Thêm một ngắt cột
Khi cần thiết, có thể tạo ra một ngắt cột bằng cách nhấnCtrl
+ Shift + Enter.Khi
thực hiện thao tác này, con nháy văn
bản sẽ di chuyển sang đỉnh trên
cùng của cột tiếp theo,
phần còn lại của cột hiện tại sẽ bị trống. Nếu
bạn chèn một
ngắt cột ngay tại cột cuối cùng của một trang, thì thao tác
này sẽ hoạt động tương tự như ngắt trang. Nếu không
muốn ngắt trang,
bạn chỉ còn cách là phải xóa ngắt cột đi.
Để chèn một ngắt cột, bạn cũng có thể vào thẻPage
Layoutvà chọnColumntừ thanh đổ xuốngBreakstrong
nhómPage Setup.Trong Word 2003, chọnBreakstừ thực
đơnInsert,sau đó chọnColumn break. Ngắt cột tương tự
như ngắt trang do chúng cũng kế thừa định dạng của đoạn
văn bản trước dấu ngắt cột.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột
Văn bản dạng cột thường làm cho nội dung dễ đọc hơn vì
độ dài từng dòng
ngắn hơn. Cũng có thể sử dụng font chữ
nhỏ hơn so với thông thường. Do
đó bạn có thể chỉnh sao
cho nội dung của văn bản có thể vừa vặn một
trang. Loại tài
liệu sẽ quyết định đến số cột cũng như độ rộng của từng
cột. Thông thường là từ 40 đến 60 kí tự trên một dòng. Nếu
nhiều hơn
hoặc ít hơn có thể gây khó khi đọc.
Để điều chỉnh khoảng cách giữa các cột cho thích hợp, bạn
có thể chọnMore Columnstừ thanh đổ xuốngColumns(trên
thẻPage Layout). Đối với Word 2003, chọnColumnstừ thực
đơnFormat.Sau đó điều chỉnh khoảng cách giữa các cột tại
mụcSpacing.
Độ dài một dòng thường ngắn hơn khi văn bản được chia
cột. Do đó, bạn
cần lưu ý về vấn đề thụt đầu dòng trên một
đoạn. Khuyến khích bạn nên sử
dụng thụt đầu dòng đoạn
với khoảng cách nhỏ hay thậm chí là không dùng
thụt đầu
dòng.
Truy cập nhanh hộp thoại Columns
Nhiều tùy chọn định dạng cột nằm trong hộp thoạiColumns.
Để nhanh chóng mở hộp thoại này, bạn có thể đặt con nháy
ngay tại bất
kì một cột nào đó và nhấn đôi chuột vào khoảng
trống trên cây thước
ngang như hình sau:
Canh đều nội dung giữa các cột
Tùy thuộc vào lượng chữ mà bạn đã nhập cũng như độ
rộng của từng cột
thì có khả năng sau khi chia cột xong thì
xảy ra hiện tượng là có cột
dài, cột ngắn. Ở đây, để xử lý
vấn đề này bạn có thể đặt con nháy ngay
tại cột dài hơn và
thực hiện thao tác thêm một ngắt cột.
Thao tác này sẽ chuyển văn bản sau con nháy sang cột kế
tiếp. Nếu thấy nội dung giữa các cột chưa bằng nhau, bạn
có thể nhấnCtrl + Zđể hủy thao tác và đặt con nháy tại vị trí
thích hợp hơn và thực hiện lại thao tác ngắt cột để canh
đều nội dung.
