Vì một email có thể cùng lúc gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau nên chúng ta cần phân biệt:
To: Dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận trực tiếp nội dung thư.
CC: Là chữ viết tắt của carbon copy, ta dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận bản tham khảo, bản báo cáo, bản sao lưu,...
BCC: Là chữ viết tắt của blind carbon copy. Ta nhập địa chỉ mail của những người nhận bí mật, những người mà người gửi không muốn người trong To và CC biết. Đồng thời còn báo cho người bí mật này biết ta đã gửi cho những ai.
Subject: Là một câu tóm lược nội dung thư (giống như trong thư tay người ta viết ngoài bao thư: Thư mời họp, Bản hợp đồng,... giúp người nhận khi nhận về hàng loạt thư thì không cần phải xem hết nội dung từng lá thư mới biết thư nói gì.
Priority: Độ ưu tiên xem thư. Nếu là high: Thư khẩn (có dấu chấm than đỏ) phải xem và xử lý liền sau khi tải về máy; normal: thư thường; low: thư xem khi rảnh (có mũi tên hướng xuống màu xanh).
Trong các phần trên thì To và CC rất dễ bị lẫn lộn nên chúng ta hãy xem ví dụ sau:
Có một cô gái được hai chàng trai cùng yêu. Đến ngày 14-2 cô gái phải lên tiếng như sau. Chúng ta phân biệt 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Cô ấy soạn một email có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi gửi đến To: a@domain.com; CC: b@anotherdomain.com.
Ý của email này: Đây là ba mặt một lời vì A và B đều nhận thư có nội dung giống y hệt nhau. Trong đó cô ấy nói với hai người là mình đã yêu anh A và báo cho anh B biết cô ấy đã yêu A rồi, anh đừng lộn xộn nữa!
- Trường hợp 2: Cô ấy soạn hai email có cùng nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu”. Thư thứ nhất To: A, thư thứ hai To: B. Ý của việc gửi thư này là cô ta đang bắt cá hai tay. (Chắc cô ta chưa tự tin nên mới làm vậy, chứ nếu như người khác thì một tay cô ấy có thể bắt hai, ba cá!).
- Trường hợp 3: Cô ấy soạn một lá thư có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi To: A, B.
Ý của việc gửi thư này là cô ấy gọi hai anh lại rồi nhìn anh A nói rằng: “Anh A ơi, em thấy yêu anh”, rồi quay qua anh B cũng nói: “Còn anh, em cũng thấy yêu anh”. Nói chung thì anh nào cô ấy cũng yêu. Thôi thì anh nào tấn công tốc độ thì em sẽ nghiêng qua anh đó!
Để sử dụng dịch vụ email, bạn phải đăng ký một hộp thư ở một nhà cung cấp dịch vụ email (NCCDVE) nào đó. Ví dụ như: yahoo.com, gmail.com, hcm.vnn.vn, hcmc.netnam.vn. Sau khi đăng ký xong bạn sẽ có địa chỉ email của hộp thư là: Tên hộp thư @ tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ: chieutim@hcmc.netnam.vn.
Để truy cập đến hộp thư này các bạn cần phải có phần mềm thích hợp được gọi là email client. Tùy theo thỏa thuận giữa người dùng và NCCDVE mà người dùng có thể truy cập bằng chương trình Internet Explorer (cách này người ta gọi là web mail, truy cập thông qua HTTP: Hyper Text Transfer Protocol) hay bằng OE (cách này người ta gọi là POP Mail: Khi nhận người ta nhận bằng Post Office Protocol, khi gửi, gửi bằng SMTP: Simple Mail Transfer Protocol).
Phần 2: Đặt luật cho thư
Bạn không muốn tải về cả xấp thư quảng cáo, bạn cần phân loại theo từng nhóm thư khác nhau, cần gửi bảng báo giá cho khách hàng khi có yêu cầu,... Bạn sẽ nhờ OE làm những điều này một cách tự động nhờ việc định các luật lấy thư.
Để OE làm được điều này, bạn cần chỉ bảo trước cho OE những điều kiện. Dựa vào những điều kiện này, khi đến Mail server lấy thư, OE sẽ lựa riêng ra các thư thích hợp rồi thực hiện những hành động mà bạn đã căn dặn từ trước.
Cách tạo một luật mới: Để sử dụng định luật lấy thư, bạn vào Tools -> Message Rules -> Mail...
- Nếu máy bạn đã có sẵn ít nhất một luật thì tiếp tục chọn thẻ Mail Rules, click New.
- Trong cửa sổ New Mail Rule vừa bật lên có 4 phần:
- Nếu bạn muốn tạo một luật mới có chức năng gần giống một luật đã tạo, bạn có thể vào thẻ Message Rules rồi click Copy, chỉnh sửa lại nội dung luật và tên luật cho phù hợp.
- Nếu bạn muốn định luật lấy thư từ một người gửi nào đó, có thể chọn email mà bạn đã nhận từ họ trong ô cửa sổ Main, rồi chọn menu Message -> Create Rule From Message... OE sẽ tự động chọn điều kiện From và điền địa chỉ của họ vào phần Rule Description.
- Luật chỉ tác động cho những thư được lấy về từ sau khi tạo luật.
- Thứ tự kiểm luật là từ trên xuống dưới.
- Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa một luật nào đó bằng cách vào Tools -> Message Rules -> Mail... chọn thẻ Mail Rules, bỏ đánh dấu những luật mà bạn tạm thời muốn vô hiệu.
Phần 3: Đăt luật xóa thư (xóa thư trực tiếp từ server)
Để xóa thư trực tiếp từ server, trong phần Select the Actions for your rule, bạn đánh dấu vào dòng Delete it from server ở dòng dưới cùng.
- Xóa thư tự động dựa vào dòng Form. Bạn thường nhận rất nhiều thư rác, thư quảng cáo từ một nơi cố định nào đó, bạn đã chia tay và quyết không nhận thư của anh ấy nữa,... Để loại ra những thư từ một hay nhiều nơi gửi cố định, bạn đánh dấu vào dòng Where the Form line contains people trong Select the Conditions for your rule. Để thêm một địa chỉ cần chặn vào luật, bạn vào Tools -> Message rules -> Mail, rồi click vào luật cần chèn. Trong khung Rule Description ở dưới, bạn click vào một địa chỉ màu xanh gạch dưới bất kỳ để mở hộp thoại Select People.
Where the Form line contains “nangchieu@ngayxua.com” or “1234” or “globetics” or “funny.com” or “powerlist.com”.
- Xóa thư tự động dựa vào Subject. Dùng điều kiện này để loại ra những thư chứa những từ, cụm từ, những ký tự chỉ thấy trong thư rác, thư quảng cáo trong dòng Subject. Cách này hiệu quả hơn việc chặn bằng Block Sender vì những kẻ tống thư rác, thư quảng cáo ít khi dùng cùng một địa chỉ Form. Bạn đánh dấu vào mục Where the Subject line contains specific words trong Select the Conditions for your rule. Mỗi dòng dưới đây thuộc một luật.
. Where the Subject line contains “cupid” or “$$” or “bad credit” or “credit?” or “incest porn” or “a nice game” or “a good tool” or “!!” or “love!” or “friends!” or “:-)”.
. Where the Subject line contains “Viagra” and “fee” and Where the message size is more than 35 KB.
. Where the Subject line contains “grants” and “$” and Where the message size is more than 35 KB.
. Where the Subject line contains “fw:” and “screensaver”.
- Xóa thư chứa virus Klez. Dùng điều kiện này để chặn vài biến thể của virus Klez.
. Where the Subject line contains “very nice game” or “funny game” or “excite game” or “exciting game” or “humorous game” or “humor game” or “new game”.
- Xóa thư tự động dựa vào cả Form và Subject. Dùng điều kiện này để chặn thư linh tinh của những người quen (những thư khác thì bạn vẫn muốn xem bình thường) dù bạn đã nhiều lần khuyên họ đừng gửi những thư như thế.
Phần 4: Tự động hồi âm và chuyển tiếp thư
Tự động hồi âm thư cho người gửi:
- Bạn soạn sẵn một thư, nhập chủ đề, nhập nội dung cần trả lời và không nhập gì trong dòng to, cc, bcc rồi lưu thư ra folder nào đó ngoài Outlook Express (OE) bằng File -> Save as...
Vào cửa sổ định luật. Trong khung Actions bạn chọn Reply with message. Trong khung Description, bạn click vào liên kết màu xanh nằm ở sau chữ Reply with... chọn thư đã lưu để OE tự động hồi âm thư sau mỗi khi thỏa điều kiện.
- Bạn soạn thư báo đã nhận thư và sẽ xử lý trong thời gian sớm nhất rồi nhờ OE tự động hồi âm cho mọi người khi gửi thư đến, để họ an tâm rằng thư của họ đã đến đúng nơi và đã được tiếp nhận.
Apply this rule after the message arrives For all messages.
- Bạn đã đổi địa chỉ email sang địa chỉ mới. Bạn nhờ OE tự động hồi âm địa chỉ mới để báo cho người gửi biết khi họ gửi đến địa chỉ cũ.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “địa chỉ cũ”.
- Bạn muốn tặng mọi người một phần mềm nào đó như chương trình diệt virus chẳng hạn. Bạn soạn lá thư đính kèm file đó vào thư, rồi nhờ OE tự động hồi âm thư đó khi có ai gửi thư đến với chủ đề là “Phan mem abc”.
Apply this rule after the message arrives Where the Subject line contains “Phan mem abc”.
Tự động chuyển tiếp thư đến một hay nhiều địa chỉ khác:
Chọn Forward it to people trong khung Actions. Trong khung Description, bạn click vào link nằm ở sau chữ Forward it to... để nhập hay chỉnh sửa những địa chỉ email mà bạn muốn OE tự động chuyển tiếp đến. Nếu bạn muốn forward đến nhiều địa chỉ thì nhập cách nhau bằng dấu chấm phẩy.
- Bạn quản lý thư và muốn OE tự động chuyển tiếp thư đến người có trách nhiệm mỗi khi khách hàng góp ý.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “gopy@congty.com”.
- Nhân viên nghỉ việc hay chuyển bộ phận. Bộ phận của bạn thay đổi địa chỉ email. Bạn muốn khi đối tác gửi đến địa chỉ cũ thì tự chuyển tiếp đến email mới.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “Địa chỉ email cũ”.
- Bạn đang chuẩn bị thi, bạn lo học thế mà mấy thằng trong lớp học thêm cứ gửi mail nói yêu đương hoài. Bạn sẽ nhờ OE tự động kiểm tra trong nội dung thư xem có những chữ như “em yeu, anh nho em ...”, rồi báo cho bố biết bằng cách tự động chuyển tiếp thư đó đến địa chỉ email của bố để bố xử giùm.
Apply this rule after the message arrives Where the message body contains “em yeu, anh nho em”.
- Cứ mỗi sáng công ty cạnh tranh gửi thư nói xấu công ty mình, bạn nhờ OE tự động chuyển tiếp đến cơ quan chức năng.
To: Dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận trực tiếp nội dung thư.
CC: Là chữ viết tắt của carbon copy, ta dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận bản tham khảo, bản báo cáo, bản sao lưu,...
BCC: Là chữ viết tắt của blind carbon copy. Ta nhập địa chỉ mail của những người nhận bí mật, những người mà người gửi không muốn người trong To và CC biết. Đồng thời còn báo cho người bí mật này biết ta đã gửi cho những ai.
Subject: Là một câu tóm lược nội dung thư (giống như trong thư tay người ta viết ngoài bao thư: Thư mời họp, Bản hợp đồng,... giúp người nhận khi nhận về hàng loạt thư thì không cần phải xem hết nội dung từng lá thư mới biết thư nói gì.
Priority: Độ ưu tiên xem thư. Nếu là high: Thư khẩn (có dấu chấm than đỏ) phải xem và xử lý liền sau khi tải về máy; normal: thư thường; low: thư xem khi rảnh (có mũi tên hướng xuống màu xanh).
Trong các phần trên thì To và CC rất dễ bị lẫn lộn nên chúng ta hãy xem ví dụ sau:
Có một cô gái được hai chàng trai cùng yêu. Đến ngày 14-2 cô gái phải lên tiếng như sau. Chúng ta phân biệt 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Cô ấy soạn một email có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi gửi đến To: a@domain.com; CC: b@anotherdomain.com.
Ý của email này: Đây là ba mặt một lời vì A và B đều nhận thư có nội dung giống y hệt nhau. Trong đó cô ấy nói với hai người là mình đã yêu anh A và báo cho anh B biết cô ấy đã yêu A rồi, anh đừng lộn xộn nữa!
- Trường hợp 2: Cô ấy soạn hai email có cùng nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu”. Thư thứ nhất To: A, thư thứ hai To: B. Ý của việc gửi thư này là cô ta đang bắt cá hai tay. (Chắc cô ta chưa tự tin nên mới làm vậy, chứ nếu như người khác thì một tay cô ấy có thể bắt hai, ba cá!).
- Trường hợp 3: Cô ấy soạn một lá thư có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi To: A, B.
Ý của việc gửi thư này là cô ấy gọi hai anh lại rồi nhìn anh A nói rằng: “Anh A ơi, em thấy yêu anh”, rồi quay qua anh B cũng nói: “Còn anh, em cũng thấy yêu anh”. Nói chung thì anh nào cô ấy cũng yêu. Thôi thì anh nào tấn công tốc độ thì em sẽ nghiêng qua anh đó!
Để sử dụng dịch vụ email, bạn phải đăng ký một hộp thư ở một nhà cung cấp dịch vụ email (NCCDVE) nào đó. Ví dụ như: yahoo.com, gmail.com, hcm.vnn.vn, hcmc.netnam.vn. Sau khi đăng ký xong bạn sẽ có địa chỉ email của hộp thư là: Tên hộp thư @ tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ: chieutim@hcmc.netnam.vn.
Để truy cập đến hộp thư này các bạn cần phải có phần mềm thích hợp được gọi là email client. Tùy theo thỏa thuận giữa người dùng và NCCDVE mà người dùng có thể truy cập bằng chương trình Internet Explorer (cách này người ta gọi là web mail, truy cập thông qua HTTP: Hyper Text Transfer Protocol) hay bằng OE (cách này người ta gọi là POP Mail: Khi nhận người ta nhận bằng Post Office Protocol, khi gửi, gửi bằng SMTP: Simple Mail Transfer Protocol).
Phần 2: Đặt luật cho thư
Bạn không muốn tải về cả xấp thư quảng cáo, bạn cần phân loại theo từng nhóm thư khác nhau, cần gửi bảng báo giá cho khách hàng khi có yêu cầu,... Bạn sẽ nhờ OE làm những điều này một cách tự động nhờ việc định các luật lấy thư.
Để OE làm được điều này, bạn cần chỉ bảo trước cho OE những điều kiện. Dựa vào những điều kiện này, khi đến Mail server lấy thư, OE sẽ lựa riêng ra các thư thích hợp rồi thực hiện những hành động mà bạn đã căn dặn từ trước.
Cách tạo một luật mới: Để sử dụng định luật lấy thư, bạn vào Tools -> Message Rules -> Mail...
- Nếu máy bạn đã có sẵn ít nhất một luật thì tiếp tục chọn thẻ Mail Rules, click New.
- Trong cửa sổ New Mail Rule vừa bật lên có 4 phần:
1. Select the Conditions for your rule: Bạn sẽ chọn một hoặc nhiều điều kiện để hướng dẫn OE kiểm tra thư trước khi lấy thư về.
2. Select the Actions for your rule: Bạn sẽ chỉ định một hoặc nhiều hành động mà OE sẽ phải thực hiện khi thỏa điều kiện bên trên.
3. Rule Description: Bạn click vào những dòng chữ màu xanh gạch dưới trong phần Rule Description để nhập tham số cho điều kiện và hành động. Bạn có thể click contains people hoặc contains specific. Nếu bạn nhập nhiều người hay nhiều từ cho một điều kiện, hãy dùng nút Options trong hộp thoại Select People hay Type Specific Words để tinh chỉnh thêm cho điều kiện.
4. Name of the rule: Trong text box Name of the rule, nhập tên gợi nhớ cho luật, rồi click OK.- Bạn có thể chỉ định nhiều điều kiện cho cùng một luật bằng việc đánh dấu nhiều điều kiện cùng lúc. Chọn chữ and trong Rule Description để yêu cầu OE khi kiểm tra, email phải thỏa tất cả điều kiện mới thực hiện hành động. Chọn chữ or để yêu cầu OE thực hiện hành động nếu có ít nhất một điều kiện thỏa.
- Nếu bạn muốn tạo một luật mới có chức năng gần giống một luật đã tạo, bạn có thể vào thẻ Message Rules rồi click Copy, chỉnh sửa lại nội dung luật và tên luật cho phù hợp.
- Nếu bạn muốn định luật lấy thư từ một người gửi nào đó, có thể chọn email mà bạn đã nhận từ họ trong ô cửa sổ Main, rồi chọn menu Message -> Create Rule From Message... OE sẽ tự động chọn điều kiện From và điền địa chỉ của họ vào phần Rule Description.
- Luật chỉ tác động cho những thư được lấy về từ sau khi tạo luật.
- Thứ tự kiểm luật là từ trên xuống dưới.
- Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa một luật nào đó bằng cách vào Tools -> Message Rules -> Mail... chọn thẻ Mail Rules, bỏ đánh dấu những luật mà bạn tạm thời muốn vô hiệu.
Phần 3: Đăt luật xóa thư (xóa thư trực tiếp từ server)
Để xóa thư trực tiếp từ server, trong phần Select the Actions for your rule, bạn đánh dấu vào dòng Delete it from server ở dòng dưới cùng.
- Xóa thư tự động dựa vào dòng Form. Bạn thường nhận rất nhiều thư rác, thư quảng cáo từ một nơi cố định nào đó, bạn đã chia tay và quyết không nhận thư của anh ấy nữa,... Để loại ra những thư từ một hay nhiều nơi gửi cố định, bạn đánh dấu vào dòng Where the Form line contains people trong Select the Conditions for your rule. Để thêm một địa chỉ cần chặn vào luật, bạn vào Tools -> Message rules -> Mail, rồi click vào luật cần chèn. Trong khung Rule Description ở dưới, bạn click vào một địa chỉ màu xanh gạch dưới bất kỳ để mở hộp thoại Select People.
Where the Form line contains “nangchieu@ngayxua.com” or “1234” or “globetics” or “funny.com” or “powerlist.com”.
- Xóa thư tự động dựa vào Subject. Dùng điều kiện này để loại ra những thư chứa những từ, cụm từ, những ký tự chỉ thấy trong thư rác, thư quảng cáo trong dòng Subject. Cách này hiệu quả hơn việc chặn bằng Block Sender vì những kẻ tống thư rác, thư quảng cáo ít khi dùng cùng một địa chỉ Form. Bạn đánh dấu vào mục Where the Subject line contains specific words trong Select the Conditions for your rule. Mỗi dòng dưới đây thuộc một luật.
. Where the Subject line contains “cupid” or “$$” or “bad credit” or “credit?” or “incest porn” or “a nice game” or “a good tool” or “!!” or “love!” or “friends!” or “:-)”.
. Where the Subject line contains “Viagra” and “fee” and Where the message size is more than 35 KB.
. Where the Subject line contains “grants” and “$” and Where the message size is more than 35 KB.
. Where the Subject line contains “fw:” and “screensaver”.
- Xóa thư chứa virus Klez. Dùng điều kiện này để chặn vài biến thể của virus Klez.
. Where the Subject line contains “very nice game” or “funny game” or “excite game” or “exciting game” or “humorous game” or “humor game” or “new game”.
- Xóa thư tự động dựa vào cả Form và Subject. Dùng điều kiện này để chặn thư linh tinh của những người quen (những thư khác thì bạn vẫn muốn xem bình thường) dù bạn đã nhiều lần khuyên họ đừng gửi những thư như thế.
Phần 4: Tự động hồi âm và chuyển tiếp thư
Tự động hồi âm thư cho người gửi:
- Bạn soạn sẵn một thư, nhập chủ đề, nhập nội dung cần trả lời và không nhập gì trong dòng to, cc, bcc rồi lưu thư ra folder nào đó ngoài Outlook Express (OE) bằng File -> Save as...
Vào cửa sổ định luật. Trong khung Actions bạn chọn Reply with message. Trong khung Description, bạn click vào liên kết màu xanh nằm ở sau chữ Reply with... chọn thư đã lưu để OE tự động hồi âm thư sau mỗi khi thỏa điều kiện.
- Bạn soạn thư báo đã nhận thư và sẽ xử lý trong thời gian sớm nhất rồi nhờ OE tự động hồi âm cho mọi người khi gửi thư đến, để họ an tâm rằng thư của họ đã đến đúng nơi và đã được tiếp nhận.
Apply this rule after the message arrives For all messages.
- Bạn đã đổi địa chỉ email sang địa chỉ mới. Bạn nhờ OE tự động hồi âm địa chỉ mới để báo cho người gửi biết khi họ gửi đến địa chỉ cũ.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “địa chỉ cũ”.
- Bạn muốn tặng mọi người một phần mềm nào đó như chương trình diệt virus chẳng hạn. Bạn soạn lá thư đính kèm file đó vào thư, rồi nhờ OE tự động hồi âm thư đó khi có ai gửi thư đến với chủ đề là “Phan mem abc”.
Apply this rule after the message arrives Where the Subject line contains “Phan mem abc”.
Tự động chuyển tiếp thư đến một hay nhiều địa chỉ khác:
Chọn Forward it to people trong khung Actions. Trong khung Description, bạn click vào link nằm ở sau chữ Forward it to... để nhập hay chỉnh sửa những địa chỉ email mà bạn muốn OE tự động chuyển tiếp đến. Nếu bạn muốn forward đến nhiều địa chỉ thì nhập cách nhau bằng dấu chấm phẩy.
- Bạn quản lý thư và muốn OE tự động chuyển tiếp thư đến người có trách nhiệm mỗi khi khách hàng góp ý.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “gopy@congty.com”.
- Nhân viên nghỉ việc hay chuyển bộ phận. Bộ phận của bạn thay đổi địa chỉ email. Bạn muốn khi đối tác gửi đến địa chỉ cũ thì tự chuyển tiếp đến email mới.
Apply this rule after the message arrives Where the To line contains “Địa chỉ email cũ”.
- Bạn đang chuẩn bị thi, bạn lo học thế mà mấy thằng trong lớp học thêm cứ gửi mail nói yêu đương hoài. Bạn sẽ nhờ OE tự động kiểm tra trong nội dung thư xem có những chữ như “em yeu, anh nho em ...”, rồi báo cho bố biết bằng cách tự động chuyển tiếp thư đó đến địa chỉ email của bố để bố xử giùm.
Apply this rule after the message arrives Where the message body contains “em yeu, anh nho em”.
- Cứ mỗi sáng công ty cạnh tranh gửi thư nói xấu công ty mình, bạn nhờ OE tự động chuyển tiếp đến cơ quan chức năng.
theo Người Lao Động
